Thuiswerken - The next level

Sinds de corona lockdown zien we onze klanten intensiever dan ooit “thuiswerken”. Samenwerkingsplatformen zoals SharePoint Online, Teams en Zoom worden veel gebruikt. Onze klanten blijken relatief goed over te kunnen stappen naar de nieuwe situatie. Waar nodig ondersteunen we ze daarbij. NLcom heeft het de afgelopen weken dan ook extra druk gehad om thuiswerk-faciliteiten uit te breiden, denk hierbij aan nieuwe notebooks, licentie uitbreidingen, ondersteuning bij gebruik van Microsoft diensten als SharePoint Online en Teams. Het samenwerken in één document, of het via Teams vergaderen komt nu echt goed van pas. Met praktische toepassingen als videobellen, tegelijkertijd samenwerken in hetzelfde document en het delen van het beeldscherm kunnen onze klanten productief maar op gepaste afstand samenwerken en in contact blijven.

Van de ondernemers die ik zelf spreek hoor ik de bevestigingen dat het thuiswerken goed verloopt, en het voor sommige collega’s zelfs leidt tot hogere productiviteit. Dat is fijn om te horen. Ook bij NLcom merken we dat het thuiswerken bijzonder goed verloopt. Na de corona lockdown gaan wij blijvend meer vanaf thuis werken, zo hebben we onlangs besloten. We gaan dan met elke collega een verantwoorde mix (op maat) definiëren van werkzaamheden op kantoor en vanaf thuis.

Maar hoe kun je als organisatie het thuiswerken eigenlijk optimaliseren? De technische basis zoals “het kunnen beschikken over bestaande applicaties en informatie vanaf thuis in combinatie met vergaderen via Teams” volstaat wellicht heel goed voor de korte termijn. Maar als je voor langere termijn op afstand van elkaar werkt dan ligt de situatie meestal toch anders. Er is echter ook behoefte aan aansturing en grip op de organisatie. Als “het inzicht hebben, aansturen en grip houden” van leidinggevenden vooral gebaseerd is op contact en op de aanwezigheid, dan is een organisatie tijdens de corona lockdown ineens het zicht en het gevoel van grip kwijt. De organisatie zal zich dan moeten veranderen. Is dat wellicht een stap naar "the next level thuiswerken", of wat men noemt “anders werken”?  Voor elke organisatie zullen de antwoorden op de hier gestelde vragen anders zijn.

De thuiswerkmogelijkheden zijn bij NLcom uiteraard goed op orde. Nagenoeg alle applicaties draaien in de cloud en ook maken we intensief gebruik van de Microsoft clouddiensten. De laatste twee jaar hebben we diverse stappen gezet om het "anders en slimmer samenwerken" verder vorm te geven. Wat ben ik blij dat we deze stappen destijds gezet hebben en daar nu dus extra profijt van hebben. Wat hebben we gedaan?  Eén van de stappen die we hebben gezet houdt in dat we volledig anders zijn gaan werken rondom “taken en projecten”. Het komt erop neer dat NLcom collega’s alle taken die er zijn, kunnen terugvinden en verwerken in onze centrale takensysteem. Dit geldt voor project-taken, interne taken, klant-taken, taken die via onze service portals binnenkomen, et cetera. Wat we voor deze stap gebruikten? Meerdere oplossingen naast elkaar. En daardoor hadden we geen overkoepelend digitaal overzicht. We gebruikten een ticketsysteem voor onze servicedesk, het ene team gebruikte Trello, het andere team Jira. Diverse collega’s werkten daarnaast nog met eigen of gedeelde takenlijsten in Excel en Outlook. And last but not least, we stuurden elkaar ook nog taakverzoeken via de email. En natuurlijk kwam het ook voor dat je mondeling werd gevraagd iets uit te voeren. Als we met onze oude manier van werken vandaag met 40 collega’s op afstand moesten werken, dan hadden we wel een “technische” mogelijkheid om thuis te werken. Maar handig was het niet en overzichtelijk al helemaal niet. Onze huidige werkwijze biedt ons overzicht, transparantie, snelheid en efficiency. Onze projecten, taken, bezigheden, planning, uren, we hebben het allemaal in Jira. Ook vanaf thuis tijdens corona. Dat is van onschatbare waarde. Zeker nu.

In mijn volgende blogs zal ik andere stappen aan bod laten komen, waaronder onze business intelligence, dashboards en ons centrale kennissysteem. Wil je meer informatie of ondersteuning bij de digitale transformatie neem dan gerust contact met ons op.